Οι κυριότερες υπηρεσίες αναλυτικότερα:

Οργάνωση Συνεδριάσεων

• Εύρεση και προετοιμασία αίθουσας συνεδριάσεων
• Εγκατάσταση μηχανημάτων προβολής διαφανειών και μαγνητοφώνησης
• Οργάνωση διαλείμματος (καφές/αναψυκτικά/γεύματα)
• Προετοιμασία φακέλου της συνεδρίασης
• Αποστολή στα μέλη της πρόσκλησης και σχετικών εγγράφων

Τήρηση Πρακτικών / Διοικητική & Γραμματειακή Υποστήριξη

• Ακριβής και λεπτομερειακή τήρηση πρακτικών των συνεδριάσεων (μαγνητοφώνηση/απομαγνητοφώνηση και λήψη σημειώσεων). Σύνταξη σχεδίου πρακτικών, διακίνηση και έγκρισή του από τον Πρόεδρο και τα μέλη της επιτροπής
• Οριστικοποίηση πρακτικών
• Τήρηση καταλόγου συμμετεχόντων
• Παροχή διερμηνείας
• Σύνταξη ελληνικής και ξενόγλωσσης αλληλογραφίας
• Τήρηση ημερολογίου αλληλογραφίας στο οποίο καταχωρούνται με αύξοντα αριθμό τα εισερχόμενα και εξερχόμενα έγγραφα
• Εκτύπωση και διακίνηση υλικού
• Δημιουργία καταλόγου ενημέρωσης δημοσιογράφων
• Μεταφράσεις κειμένων

Ηλεκτρονική Υποστήριξη / Διαχείριση των Πρακτικών

Η υπηρεσία αυτή περιλαμβάνει τη δημιουργία Βάσης Δεδομένων για την αποθήκευση των πρακτικών και εν γένει εγγράφων που αφορούν στις συνεδριάσεις (π.χ. Παρουσιάσεις) και σε σχετικά θέματα (π.χ. Ενημερωτικό/εκπαιδευτικό υλικό). Η Βάση Δεδομένων υποστηρίζει τις βασικές λειτουργίες ενός συστήματος διαχείρισης εγγράφων και βασίζεται στο εμπορικό προϊόν Διαχείρισης Εγγράφων «Roadmap Document Server» της Archimedia A.E.
Οι λειτουργίες της Βάσης αφορούν στη(ν):

• Εισαγωγή των εγγράφων
• Καταγραφή των βασικών στοιχείων του εγγράφου σε κατάλληλες φόρμες (π.χ. θέμα, κατηγορία, περίληψη, κ.λ.π.)
• Ψηφιοποίηση εισερχομένων εγγράφων σε ηλεκτρονικό αρχείο με χρήση scanner. Για τον σκοπό αυτόν προσφέρεται κατάλληλο λογισμικό, το οποίο επιτρέπει τη μαζική ψηφιοποίηση των εγγράφων, την επεξεργασία των εικόνων (π.χ. καθαρισμός, φιλτράρισμα, κ.λ.π.) και τέλος την αποθήκευση, είτε σε αρχείο στο δίσκο του υπολογιστή, είτε απ' ευθείας στη Βάση Δεδομένων των αρχείων
• Συσχέτιση των ηλεκτρονικών αρχείων (από scanner, αρχεία κειμένου, κ.λ.π.) με εισερχόμενα ή εξερχόμενα έγγραφα που έχουν καταγραφεί στο σύστημα Ηλεκτρονικού Πρωτοκόλλου
• Αναζήτηση εγγράφων και θεμάτων με διάφορα κριτήρια, όπως αποστολέας, τύπος εγγράφου, κατηγορία, έργο, λέξεις κλειδιά, κ.λ.π.
• Προβολή εγγράφων ανεξάρτητα από τον τύπο τους (π.χ. εικόνα, κείμενο, κ.λ.π.)
• Προσθήκη σχολίων και σημειώσεων που αφορούν στα έγγραφα
• Οργάνωση και ταξινόμηση των εγγράφων ανά κατηγορία, αποστολέα, χρονική περίοδο, κ.τ.λ.
• Ελεγχόμενη πρόσβαση, με κριτήριο τα δικαιώματα πρόσβασης του χειριστή και κρυπτογράφηση των εγγράφων

Για τις υπηρεσίες αυτές - εκτός της διερμηνείας - χρησιμοποιείται έμπειρο προσωπικό της Archimedia A.E.